Quy tắc 5S được áp dụng lần đầu ở Toyota và mang đến kết quả ngoài mong đợi, từ đó quy tắc này nhanh chóng trở nên phổ biến ở hầu hết các công ty Nhật Bản. Ở Việt Nam quy tắc 5S được đưa vào quy trình quản lý doanh nghiệp lần đầu năm 1993 tại công ty Vyniko của Nhật. Dần dà mô hình này được phát triển ở nhiều doanh nghiệp khác, hiệu quả nhất có thể kể đến công ty CNC VINA. Một số cơ quan công sở của Việt Nam cũng áp dụng quy tắc này như Sở Ngoại vụ TP. Đà Nẵng.
Quy tắc 5S được viết tắt bởi 5 từ trong tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ S: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). Khi áp dụng 5S văn phòng sẽ trở nên gọn gàng, ngăn nắp, tiện lợi, nhờ đó tạo nên sự thoải mái, vui vẻ cho nhân viên, năng suất lao động được nâng cao, hình ảnh công ty cũng đẹp hơn.
S1 - Sàng lọc - 整理 (Seiri)
S1 – Sàng lọc là bước phân loại các vật dụng, sau đó chỉ giữ lại những món đồ cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ đi những thứ không cần (hoặc chưa cần). Những món đồ không cần sử dụng đó có thể đem cất vào kho, bán đi hoặc đem tái chế, miễn sao chỉ còn những vật dụng cần thiết ở văn phòng.
→ S1 thường được thực hiện theo tần suất định kỳ.
S2 - Sắp xếp - 整頓 (Seiton)
S2 – Sắp xếp là bước đặt các vật dụng còn lại ở văn phòng một cách ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc của S2 là mỗi vật dụng phải có vị trí và dấu hiệu nhận biết rõ ràng. Dựa trên tần suất sử dụng mà sắp xếp vị trí sao cho hợp lý, có thể dùng màu sắc để phân biệt chúng.
→ S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.
S3 - Sạch sẽ - 清掃 (Seiso)
S3 – Sạch sẽ là bước giữ vệ sinh nơi làm việc, bao gồm máy móc, vật dụng và văn phòng, xí nghiệp. Mọi thứ đều được quét dọn vệ sinh thường xuyên nhằm nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (có thể ảnh hưởng bởi bụi bẩn) và giúp giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động. S3 không cho phép dơ bẩn, đề cao việc cải thiện môi trường làm việc.
→ S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kỳ.
S4 - Săn sóc - 清潔 (Seiketsu)
S4 – Săn sóc là bước kiểm tra nhằm giúp 3S (Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) phía trên được thực thi một cách có hệ thống. Để S4 luôn được đảm bảo, công ty có thể lập nên những quy định riêng về phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. Duy trì S4 sẽ giúp 3S ngày càng hoàn thiện theo tiêu chuẩn được đặt ra.
→ S4 là quá trình mà ý thức tuân thủ của nhân viên trong một tổ chức được rèn luyện và phát triển.
S5 - Sẵn sàng - 躾 (Shitsuke)
S5 – Sẵn sàng là bước hình thành thói quen, nề nếp, tác phong trong quá trình thực hiện 5S bằng việc thường xuyên thực hiện. Để củng cố S5, công ty có thể đưa ra những lý do và lợi ích sao cho mỗi cá nhân đều tự giác ý thức được tầm quan trọng của 5S, từ đó chủ động thực hiện, nâng cao năng suất chung của công ty.
→ S5 là tạo nên thói quen thực hiện 5S.
Yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S
- Hỗ trợ từ lãnh đạo: Việc chỉ đạo và ủng hộ của lãnh đạo chính là điều kiện tiên quyết để 5S được thực hiện một cách tốt nhất và nghiêm túc nhất.
- Đào tạo, nâng cao ý thức: Giúp mọi người nhận ra ý nghĩa của 5S, đưa ra cách thực hiện có hệ thống, bài bản.
- Tự giác thực hiện: Hãy để 5S được thực hiện dựa trên tinh thần tự giác, tạo nên môi trường cộng đồng cùng phát huy.
- Lặp lại 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thường xuyên lặp lại quy trình 5S với phiên bản nâng cấp.
Ở một số nơi, 5S còn được phát triển thành 6S, trong đó S6 là Safety – An toàn. Tuy nhiên ở một số công ty Nhật Bản 5S lại được rút gọn lại thành 3S (chỉ lấy 3S đầu tiên – Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ). Nhìn chung 3S đầu tiên là quan trọng nhất, những S phía sau chỉ có chức năng bổ trợ và đảm bảo mà thôi.
Nguồn ảnh: Internet
