Tin tứcQuốc hội vừa thông qua Luật Hộ tịch (sửa đổi) gồm 4 chương, 30 điều và luật này sẽ có hiệu lực thi hành từ ngày 1/3/2027.
Luật Hộ tịch (sửa đổi) có hiệu lực từ ngày 1/3/2027 - Ảnh: plo
Luật Hộ tịch (sửa đổi) thể hiện sự điều chỉnh trong cách tiếp cận quản lý, theo hướng đơn giản hóa thủ tục và nâng cao tính chủ động của cơ quan Nhà nước.
Một trong những điểm cải cách được xem là mang tính “cách mạng” được quy định tại khoản 6 và khoản 7 Điều 3, theo đó người dân chỉ cần cung cấp thông tin một lần.
Cụ thể, khoản 6 Điều 3 quy định việc tăng cường đăng ký hộ tịch theo hướng chủ động, liên thông thủ tục đăng ký hộ tịch với các thủ tục có liên quan, nhằm bảo đảm người dân chỉ phải cung cấp thông tin một lần.
Quy định này cho thấy sự thay đổi trong tư duy quản lý, từ mô hình “người dân đi chứng minh” sang mô hình “Nhà nước chủ động phục vụ”.
Nếu như trước đây, khi làm các thủ tục như đăng ký khai sinh, kết hôn hoặc thay đổi hộ tịch, người dân thường phải nộp lại nhiều loại giấy tờ mà cơ quan khác đã có sẵn, thì với quy định mới, trách nhiệm này được chuyển sang cơ quan Nhà nước.
Làm rõ hơn nguyên tắc nêu trên, khoản 7 Điều 3 quy định cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm chủ động khai thác dữ liệu điện tử, tra cứu thông tin trong các cơ sở dữ liệu liên quan.
Đồng thời, cơ quan này không được yêu cầu người dân nộp, xuất trình hoặc tải lên các giấy tờ là thành phần hồ sơ, trừ trường hợp không thể khai thác được thông tin hoặc thông tin đã khai thác không đầy đủ, không chính xác.
Quy định này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong bối cảnh Việt Nam đang xây dựng các hệ thống dữ liệu quốc gia như cơ sở dữ liệu dân cư, bảo hiểm, y tế… Khi các hệ thống này được kết nối với nhau, người dân chỉ cần cung cấp thông tin một lần duy nhất, còn các cơ quan sẽ tự động chia sẻ và đối soát dữ liệu.
Một thay đổi đáng chú ý khác được quy định tại khoản 1 Điều 8 là UBND cấp xã được thực hiện đăng ký hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú của cá nhân.
Quy định này xóa bỏ rào cản hành chính đã tồn tại lâu nay, cho phép người dân có thể đăng ký hộ tịch tại bất kỳ địa phương nào thuận tiện, thay vì phải trở về nơi thường trú hoặc tạm trú như trước.
Đồng thời, quy định cũng trực tiếp xử lý một bất cập lớn trong thực tiễn, khi người lao động di cư, người làm việc xa quê, sinh viên hoặc người sống tạm thời tại đô thị thường gặp khó khăn do phải quay về địa phương để đăng ký hộ tịch.
Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền ký giấy tờ hộ tịch. Căn cứ tình hình thực tế tại địa phương, Chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch theo quy định, trừ các loại giấy tờ hộ tịch gồm: Giấy khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn; giấy tờ hộ tịch trong trường hợp đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài.
Với cơ chế mới này, thủ tục được “phi địa giới hóa”, qua đó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm áp lực cho cả người dân lẫn cơ quan hành chính.
Đáng chú ý, khoản 4 Điều 8 quy định cơ quan đăng ký hộ tịch, cơ quan quản lý hộ tịch đang lưu giữ sổ hộ tịch giấy có trách nhiệm cập nhật vào sổ hộ tịch giấy các thay đổi thông tin của cá nhân theo đúng quy định.
Đây được xem là bước chuyển tiếp quan trọng, nhằm bảo đảm sự thống nhất giữa hệ thống truyền thống và dữ liệu điện tử, tránh phát sinh tình trạng “lệch pha” thông tin.
Lần đầu tiên, luật quy định cơ chế đăng ký khai sinh và khai tử theo hướng chủ động tại khoản 2 Điều 15 và khoản 2 Điều 20.
Theo khoản 2 Điều 15, lần đầu tiên pháp luật ghi nhận UBND cấp xã có trách nhiệm “chủ động” đăng ký khai sinh cho trẻ em khi dữ liệu từ cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được kết nối và chia sẻ tự động tới hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử. Quy định này thay cho cơ chế trước đây vốn phụ thuộc vào yêu cầu của cha mẹ.
Tuy nhiên, cơ chế này chỉ được kích hoạt khi đồng thời đáp ứng hai điều kiện: trẻ em được sinh ra tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và người yêu cầu đã cung cấp đầy đủ nội dung đăng ký khai sinh.
Điều đó có nghĩa là trên thực tế, khi một trẻ em chào đời tại bệnh viện và hệ thống dữ liệu vận hành thông suốt, thông tin khai sinh có thể được chuyển trực tiếp sang cơ quan hộ tịch mà người dân không cần phải trực tiếp đi làm thủ tục như trước.
Đây là bước tiến lớn trong cải cách thủ tục hành chính, góp phần giảm đáng kể tình trạng chậm đăng ký khai sinh, đặc biệt tại các khu vực đô thị, nơi hạ tầng số đã tương đối hoàn thiện.
Tương tự, khoản 2 Điều 20 cũng thiết lập cơ chế đăng ký khai tử theo hướng chủ động.
Theo đó, UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết có trách nhiệm chủ động thực hiện đăng ký khai tử khi dữ liệu từ cơ sở khám chữa bệnh được kết nối tự động và người yêu cầu đã cung cấp đủ thông tin.
Trước đây, việc đăng ký khai tử hoàn toàn phụ thuộc vào thân nhân người chết trong thời hạn 15 ngày.
Tuy nhiên, với quy định mới, trong trường hợp người mất tại bệnh viện, thông tin có thể được truyền trực tiếp sang hệ thống hộ tịch, giúp cơ quan Nhà nước chủ động hoàn tất thủ tục mà không cần chờ người dân đi khai báo.
Điều này không chỉ giúp giảm gánh nặng thủ tục trong thời điểm gia đình có tang sự, mà còn góp phần bảo đảm dữ liệu dân cư được cập nhật kịp thời và chính xác.
Hai quy định này cho thấy rõ định hướng chuyển đổi từ “hành chính phục vụ theo yêu cầu” sang “hành chính chủ động phục vụ”, lấy người dân làm trung tâm.
Đồng thời, đây cũng là bước đi quan trọng trong quá trình xây dựng hệ sinh thái dữ liệu liên thông giữa ngành y tế và cơ quan hộ tịch.
Khi dữ liệu được kết nối, người dân gần như không còn phải “chạy thủ tục”, mà thủ tục sẽ chủ động tìm đến người dân.
Đặc biệt, Điều 29 đặt ra lộ trình: chậm nhất đến ngày 1/1/2031 phải triển khai thống nhất trên phạm vi toàn quốc.
Một bước tiến quan trọng khác là việc luật thừa nhận giá trị pháp lý của dữ liệu số. Khoản 3 Điều 9 xác lập nguyên tắc: dữ liệu hộ tịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với bản giấy.
Cùng với đó, Điều 10 quy định phần lớn thủ tục hộ tịch sẽ mặc định trả kết quả bằng bản điện tử, còn bản giấy chỉ được cấp khi người dân có yêu cầu.
Đây là nền tảng để tiến tới việc thực hiện thủ tục hành chính hoàn toàn trực tuyến, qua đó giảm chi phí và thời gian đi lại cho người dân.
Luật cũng nhấn mạnh tại khoản 2 Điều 9 rằng thông tin khai sinh là thông tin hộ tịch gốc, và mọi giấy tờ khác phải thống nhất với dữ liệu này.
Theo quy định này, các thông tin cơ bản như họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, số định danh cá nhân, quê quán, quan hệ cha mẹ - con… trong mọi loại giấy tờ như căn cước, hộ khẩu, hồ sơ học tập, hồ sơ lao động… đều phải thống nhất tuyệt đối với nội dung trong Giấy khai sinh.
Nói cách khác, Giấy khai sinh trở thành “gốc dữ liệu duy nhất”, còn các giấy tờ khác chỉ có tính chất dẫn chiếu và kế thừa.
Điểm mới quan trọng nằm ở cơ chế xử lý khi phát sinh sai lệch thông tin. Nếu như trước đây, người dân thường phải tự đi điều chỉnh từng loại giấy tờ khi phát hiện sai sót, thì nay khoản 2 Điều 9 đã đặt trách nhiệm chủ động lên cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ.
Khi phát hiện thông tin không trùng khớp với dữ liệu khai sinh, cơ quan đó phải phối hợp với cơ quan đăng ký hộ tịch để kiểm tra, điều chỉnh và bảo đảm tính thống nhất.
Điều này giúp giảm đáng kể gánh nặng thủ tục cho người dân, đồng thời gắn chặt với tiến trình số hóa dữ liệu dân cư và hộ tịch.
Bên cạnh đó, tại Điều 21, luật quy định cụ thể việc ghi vào sổ hộ tịch các sự kiện, thông tin hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Đáng chú ý, phạm vi các sự kiện được ghi nhận khá rộng, bao gồm: khai sinh, kết hôn, khai tử, giám hộ, nhận cha mẹ con, nuôi con nuôi, thay đổi thông tin hộ tịch, thậm chí cả ly hôn hoặc hủy việc kết hôn trái pháp luật...
Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết là các sự kiện này không được trái với quy định của pháp luật Việt Nam.
Quy định này đặc biệt phù hợp với thực tế số lượng công dân Việt Nam sinh sống, học tập và làm việc ở nước ngoài ngày càng tăng.
Cuối cùng, Điều 24 đánh dấu bước chuyển mạnh trong chuyển đổi số khi quy định Cơ sở dữ liệu hộ tịch là cơ sở dữ liệu quốc gia, được xây dựng tập trung, thống nhất từ trung ương đến địa phương và do Bộ Tư pháp quản lý.
Không chỉ dừng ở việc xây dựng hệ thống, luật còn đặt ra yêu cầu rất cao, đó là hệ thống này phải có khả năng mở rộng, kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu khác; đồng thời bảo đảm lưu trữ đầy đủ, liên tục các thông tin hộ tịch của cá nhân trong suốt vòng đời.
Đồng thời, dữ liệu phải được bảo mật, chỉ những chủ thể có thẩm quyền mới được truy cập và khai thác.
Đây chính là nền tảng kỹ thuật để triển khai các nguyên tắc lớn của luật như “một lần khai báo”, “liên thông dữ liệu”, hay “không yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin đã có”.
